Топливные карты уже давно стали привычным средством для оплаты ГСМ не только для крупных компаний, но и небольших фирм, владеющих весьма скромным автопарком. Базовые преимущества таких продуктов вполне очевидны. Они позволяют оптимизировать расходы и снизить риски кражи топлива собственными сотрудниками. Помимо этих преимуществ, топливные карты обладают дополнительными достоинствами. Например, они позволяют организовать учет ГСМ на предприятии без дополнительных затрат. Ниже мы расскажем, каким образом можно оптимизировать бухгалтерию и начать отслеживать расходы на горючее с помощью топливных карт.
Поиск по странице
Почему учет расходов с помощью топливных карт — это удобно и выгодно
Фирма, использующая для расчетов за ГСМ исключительно наличные, вынуждена вести учет в ручном режиме. Это выглядит следующим образом. Водителю выдается определенная сумма денежных средств, с которыми он должен отправиться на заправку. Заехав на АЗС, он расплачивается за ГСМ и забирает фискальный чек. Аналогичные документы собираются в течение некоторого времени, а затем передаются в бухгалтерию. Далее специалисты вручную обрабатывают каждый чек, внося информацию о расходе в программу учета. При возникновении нестыковок выполняется довольно трудоемкая проверка, которая отнимает немало рабочего времени.
Минусы «ручного подхода» к организации учета очевидны. Во-первых, он не позволяет достоверно знать, куда пошли выделенные средства. Водитель легко может купить дополнительный чек на другой АЗС и передать в бухгалтерию заведомо недостоверную информацию о тратах. Во-вторых, при таком подходе время высококвалифицированных специалистов приходится тратить на рутинную работу — перенос данных в электронную форму. Это создает дополнительные издержки и снижает эффективность работы бухгалтерии.
Перейдя на оплату топлива по топливным картам, компания может легко избавиться от ненужной рутины. После перевода расчетов в безналичную форму бумажные чеки больше не нужны. Все данные о транзакциях будут автоматически поступать в личный кабинет руководителя сразу после проведения платежа. Это даст ряд важных преимуществ для бизнеса:
- Снизится загрузка бухгалтеров. Специалистам больше не придется вносить данные вручную. Информация будет поступать к ним уже в готовом виде.
- Уменьшится риск передачи ложной информации. Водитель, передавший чек с суммой, отличающейся от фактической, сразу попадет под подозрение в махинациях с горючим.
- Появится возможность быстрой аналитики. Используя личный кабинет, к которому привязаны топливные карты, специалисты смогут оперативно отслеживать изменения в расходах, сравнивать отчетные периоды и т. д.
Как организовать учет расходов с помощью топливных карт
Для оптимизации учета топлива по топливным картам не понадобятся большие вложения или длительная интеграция новых решений. Система позволяет наладить полуавтоматический контроль расходов в максимально короткие сроки. Чтобы начать вести учет с помощью топливных карт, необходимо выполнить несколько простых действий:
- Найти подходящую процессинговую компанию. Следует выбрать фирму, которая обеспечит широкий охват АЗС, предложит выгодную цену обслуживания и предоставит гарантии работоспособности своего сервиса.
- Оформить топливные карты. Лучше сразу определиться с необходимым тиражом, чтобы перевести на безнал весь автопарк. Далее необходимо заключить договор, в котором будут прописаны все условия сотрудничества с процессинговой компанией.
- Подключить личный кабинет. Как правило, для начала его использования необходимо просто зайти на веб-сайт выбранной компании и ввести логин и пароль, выданные при заключении договора. Регистрационные данные можно передать в отдел бухгалтерии.
- Интегрировать личный кабинет с учетной программой. Этот шаг гораздо сложнее трех предыдущих, поэтому стоит обратиться к помощи специалистов процессинговой компании. Они настроят передачу данных из личного кабинета в 1С или любую другую программу, которая используется для ведения учета и формирования отчетности.
После завершения интеграции можно начинать разъяснительную работу с сотрудниками. Стоит донести до них мысль о том, что отныне любые действия с финансами будут видны руководству и бухгалтерии. Это автоматически снизит количество махинаций и убережет компанию от незапланированных расходов.
Эффект от внедрения топливных карт не заставит себя долго ждать. Обработка транзакций сразу будет происходить в несколько раз быстрее, чем раньше. В свою очередь у руководства появится удобный инструмент для отслеживания расходов за любой интересующий период.